A pressão constante para alcançarmos maior produtividade profissional, sem deixarmos, contudo, de manter uma boa qualidade de vida, é uma equação que passa necessariamente por uma questão: como administrar o tempo de forma correta. Pensando neste assunto, lembrei-me de livro que traz importantes lições: “Como conseguir que as Coisas Sejam Feitas – O ABC da Administração do Tempo”, do autor norte-americano Edwin C. Bliss.
Ele nos ajuda a entender o processo e, principalmente, como administrar nosso tempo, este ativo tão valioso, sem deixar que ele nos administre. Dos seus ensinamentos, extraem-se cinco categorias que compartilho aqui como sugestão para refletirmos sobre nossas atitudes no dia a dia e quem sabe para abandonarmos velhas desculpas, do tipo: estou sem tempo.
1) Importante e Urgente: São as tarefas que devemos executar imediatamente ou em um futuro bastante próximo. Geralmente estas missões têm um alto grau de urgência e importância e devem ser passadas à frente de quaisquer outras. Portanto, não adianta tentar adiar a entrega, justificando que está ocupado com outras tarefas. O negócio é arregaçar a manga e entregá-lo dentro do prazo estipulado e, de preferência, com qualidade.
2) Importante Mas Não Urgente: Esta categoria separa as pessoas eficientes das ineficientes. Se pensarmos bem, grande parte das coisas importantes em nossa vida não é urgente, ou seja, podemos realizá-las agora ou deixar para depois. Na verdade, muitas delas nós nunca começamos a executar, como um curso para aperfeiçoamento profissional prometido há vários anos, a apresentação de um novo projeto para seus superiores, um regime para “perder uns quilinhos”, uma matéria ou e-mail a um amigo que gostaria de escrever (já tem a ideia, mas nunca sentou à frente do micro para começá-lo). Em comum, todas são tarefas ligadas ao enriquecimento pessoal, saúde, família e, por isso mesmo, sempre são trocadas por projetos profissionais urgentes.
3) Urgente Mas Não Importante: Aqui se enquadram aquelas missões imediatas, mas que após uma boa avaliação, transformam-se em objetivos com prioridade inferior para você. O problema é que geralmente dizem respeito a solicitações de terceiros, seja para tocar um projeto, fazer um discurso. E por não encontrar uma forma educada de recusar, você acaba aceitando e criando uma expectativa em quem lhe solicitou esta missão. O que acontecerá então? Você será obrigado a finalizar esta tarefa e para isso terá de abrir mão, mais uma vez, das atividades importantes, mas não urgentes.
4) Trabalho Diligente: São aquelas tarefas marginais, que nem são urgentes nem muito importantes. Mas elas têm uma característica peculiar: são realizadas antes de todas, pois possuem as chamadas táticas de ocupação, isto é, proporcionam sensação de atividade e realização, enquanto nos fornecem uma desculpa para adiar, novamente, as tarefas importantes, mas não urgentes. Tarefas que, se pensarmos bem, nos traria um benefício muito maior. O livro de Bliss conta o caso de um executivo da área aeroespacial, que foi ao escritório num sábado para dar andamento a um projeto urgente, mas acabou ficando entretido durante todo o dia com a arrumação de sua mesa, depois as gavetas, armários e ao final do dia, sentia-se “vagamente desapontado por não ter realizado o que o fizera ir até lá, porém serviu-lhe de consolo o pensamento de que esteve muito ocupado fazendo coisas que valiam à pena”. Em síntese, ele fez um jogo com ele mesmo, pois trabalhando em tarefas de prioridade inferior tentava justificar-se por protelar a tarefa que realmente o havia levado até a empresa em pleno final de semana.
5) Tempo Perdido: ainda segundo o autor, esta é uma definição subjetiva, que parte, em geral, da cabeça de cada pessoa. Se navegarmos aleatoriamente na web e redes sociais durante toda uma tarde com a “intenção de nos instruir e aprender” a sensação de tempo perdido será com certeza menor do que se pensar que poderíamos ter aproveitado o tempo para fazer algo útil pessoal ou profissionalmente. Em suma, as pessoas perdem tempo porque passam mais tempo executando tarefas urgentes, mas não importantes e trabalhos diligentes do que tarefas importantes, mas não urgentes.
O que em muitos casos infelizmente acontece é que, por não produzirmos a contento, devido à má administração do tempo, compensamos com aquele tempo destinado ao convívio familiar, ao lazer, à busca de uma boa qualidade de vida, etc. E isto, não raro, acontece após o acionamento involuntário daquele botão virtual, grande e vermelho, localizado em algum lugar da nossa mente, no qual se lê: PÂNICO.
